Du har fire ansøgere til den samme lejlighed. Alle virker flinke. En af dem skal have nøglerne, og du har ikke lyst til at vælge på mavefornemmelse.
Så kommer spørgsmålet: hvad må du egentlig spørge om, hvad må du tjekke, og hvor længe må du gemme det, du får?
Det er værd at have styr på. Ikke kun fordi reglerne gælder, men fordi en struktureret vurdering er lettere at forsvare, når du siger nej til tre ud af fire.
Kort fortalt
- Databeskyttelsesreglerne bygger på, at du kun må behandle det, der er nødvendigt til et sagligt formål. I en lejevurdering er formålet at vurdere, om ansøgeren kan betale huslejen.
- Spørg på det rigtige tidspunkt. Økonomiske oplysninger hører til sent i processen, når ansøgeren er reelt aktuel til boligen.
- Du er dataansvarlig for de oplysninger, du modtager. Det gælder også dem, der ligger i din indbakke.
- Du må ikke lægge vægt på forhold, der er beskyttede, for eksempel etnicitet, religion, handicap eller familieforhold.
- En score eller en anbefaling er et beslutningsgrundlag. Du træffer selv beslutningen, og du skal kunne forklare den.
- Gem kun så længe, du har brug for det, og slet resten.
Sådan afgør du, hvad du må spørge om
Der findes ikke en dansk liste over, hvilke spørgsmål en udlejer må stille. Reglen er en anden, og den er mere brugbar i praksis: der skal være et lovligt grundlag og et sagligt formål, og du må kun behandle det, der er nødvendigt for netop det formål.
Det gør det til et spørgsmål om begrundelse frem for om tilladelse. Du skal kunne forklare, hvorfor du beder om hver enkelt oplysning i det konkrete lejemål.
Prøv hver oplysning mod tre spørgsmål: Hvad skal jeg bruge den til? Kunne jeg træffe den samme beslutning uden den? Hvor længe har jeg brug for at gemme den?
Kan du ikke svare klart på det første, så lad være med at bede om oplysningen.
Hvor meget dokumentation det kræver, afhænger af lejemålet og af, hvor langt ansøgeren er i processen. Er du i tvivl om en bestemt oplysning, er spørgsmålet ikke, om den er tilladt, men om du kan forklare, hvorfor du har brug for den.
Én ting er konkret: beder du om et CPR-nummer, kræver det udtrykkeligt samtykke.
Det, du ikke har brug for, skal du lade være med at bede om. Kontoudtog med hver enkelt transaktion, oplysninger om familieforhold, helbred eller hvad ansøgeren bruger sine penge på, hører ikke til i en lejevurdering.
Spørg på det rigtige tidspunkt
Der er forskel på en åben fremvisning med tyve mennesker og en ansøger, du er ved at skrive kontrakt med.
Brug det samme korte grundlag til alle i starten. Bed først om den økonomiske dokumentation, når ansøgeren reelt er aktuel til boligen. Det giver mindre data at passe på, det er mere respektfuldt over for de ansøgere, der ikke får boligen, og det er lettere at forsvare.
Du er dataansvarlig, også når det ligger i din indbakke
Så snart du modtager lønsedler og personoplysninger, er du ansvarlig for dem. Du skal have et lovligt grundlag for at behandle dem, du skal kunne fortælle ansøgeren, hvad du bruger dem til, og du skal opbevare dem forsvarligt og slette dem igen.
To ting overrasker de fleste:
Samtykke er ikke automatisk et stærkt grundlag i en lejesituation. Den ene part har boligen, den anden vil gerne have den, og det gør samtykket svært at kalde frit. Derfor er det vigtigt, at grundlaget er valgt bevidst og skrevet ned.
En almindelig indbakke er ikke et godt sted at opbevare andre menneskers økonomi. Det er ikke et formelt forbud, det er en praktisk risiko: den bliver liggende, den bliver delt videre, og den bliver aldrig slettet.
En tredjepart kan tage en del af den eksponering fra dig, fordi oplysningerne så håndteres ét sted med adgangsstyring og en fast sletning. Ansvaret som dataansvarlig bliver hos dig, og enhver, der lover dig andet, lover for meget.
Hvad du ikke må lægge vægt på
Du må vælge den ansøger, du vurderer bedst kan betale og passe på boligen.
Forskelsbehandling på grund af blandt andet etnisk oprindelse, religion, handicap, seksuel orientering, køn, alder og graviditet er reguleret i dansk lovgivning. Reglerne findes i lov om forbud mod forskelsbehandling, som er linket under Kilder.
Det gælder også, når kriteriet pakkes ind i noget andet, for eksempel et krav om fast fuldtidsarbejde, der reelt sorterer efter noget andet end betalingsevne.
Den praktiske sikring er den samme som den gode proces: brug de samme kriterier på alle ansøgere, skriv kriterierne ned på forhånd, og skriv kort ned, hvorfor du valgte som du gjorde.
En score afgør ikke sagen
Får du et resultat, en vurdering eller en score på en ansøger, er det et beslutningsgrundlag og ikke en afgørelse.
Databeskyttelsesforordningen sætter en grænse for helt automatiske afgørelser med væsentlig betydning for den enkelte, og Datatilsynet har udgivet vejledning om automatiske afgørelser og profilering. Efter de regler skal der være et menneske inde over, ansøgeren skal kunne få de væsentligste årsager at vide, og der skal være et sted at gøre indsigelse.
I praksis betyder det tre ting for dig:
Læs, hvad der ligger bag resultatet, i stedet for kun at se på tallet.
Skriv din egen begrundelse ned, kort og sagligt.
Kan ansøgeren spørge, hvorfor det blev et nej, skal du kunne svare uden at gætte.
Sådan kan processen se ud
Skriv dine kriterier ned, før du annoncerer. Hvilken betalingsevne kræver du, og hvilken dokumentation beder du om?
Brug det samme korte grundlag til alle ansøgere i første runde.
Vælg de aktuelle ansøgere, og bed først der om den økonomiske dokumentation.
Gennemfør vurderingen ét sted med adgangsstyring, og lad være med at samle dokumenter i mails.
Træf beslutningen, og skriv kort ned, hvad den bygger på.
Giv de øvrige ansøgere besked, og slet deres oplysninger.
Gem det, der hører til lejeforholdet, sammen med kontrakten, og slet resten.
Sådan gør Keyhole det nemmere
Keyhole Tenant Screening er lavet til netop den beslutning. Du sender ansøgeren et link, ansøgeren afgiver selv sine oplysninger, og du får en samlet vurdering af betalingsevnen tilbage.
Tre ting er værd at fremhæve:
Du får en anbefaling, ikke rå økonomiske data. Ansøgerens detaljer bliver hos os, og du får det, du skal bruge for at træffe beslutningen.
Resultatet er tilgængeligt i syv dage og bliver derefter slettet automatisk. Det er sat sådan op, fordi vurderingen hører til én konkret udlejning og ikke til et arkiv.
Beslutningen er stadig din. Vurderingen er et grundlag, den er et øjebliksbillede, og den er ikke en garanti for fremtidig betaling.
Det fjerner en konkret eksponering, nemlig fremmede menneskers lønsedler i din indbakke, og det understøtter en proces, du kan stå inde for. Dit ansvar som dataansvarlig for lejeforholdet ligger fortsat hos dig.
Ofte stillede spørgsmål
Må jeg bede om lønsedler?
Ja, når det er nødvendigt for at vurdere betalingsevnen i det konkrete lejemål, og når du beder om det på det rigtige tidspunkt.
Må jeg bede om kontoudtog?
Vær varsom. Et fuldt kontoudtog indeholder langt mere, end du har brug for. Brug en løsning, der giver dig konklusionen frem for materialet.
Hvor længe må jeg gemme oplysningerne?
Så længe du har brug for dem til formålet. Oplysninger om ansøgere, der ikke fik boligen, skal slettes, når valget er truffet.
Må jeg tjekke ansøgeren på sociale medier?
Du må ikke træffe beslutningen på forhold, der er beskyttede, og en søgning på nettet fortæller sjældent noget om betalingsevne. Hold dig til kriterier, du kan forsvare.
Skal ansøgeren have besked om vurderingen?
Ja. Ansøgeren skal vide, hvad der bliver behandlet og hvorfor, og skal kunne få de væsentligste årsager til et afslag.
Er en vurdering en garanti for, at lejeren betaler?
Nej. Det er et beslutningsgrundlag på et bestemt tidspunkt.
Prøv Tenant Screening
Se, hvad du får tilbage, hvad ansøgeren skal gøre, og hvordan resultatet bliver slettet efter syv dage.
Book en samtale
Tal med Daniel om, hvordan du sætter en ensartet proces op på tværs af dine lejemål.
Kilder
- Databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven, Datatilsynets vejledninger om behandling af personoplysninger
- Datatilsynet, vejledning om automatiske afgørelser og profilering
- Lov om forbud mod forskelsbehandling, retsinformation.dk
- Keyhole Tenant Screening, produktvilkår